今日一招 #018：待办清单别急着挨个干：先让AI分出「哪些活根本不该你亲自做」

发布于 2026-09-04 · 周五效率 · 约10分钟上手 · 难度 ★☆☆

适合谁

待办清单常年十几条、每天被杂事追着跑的职场人、研究者和自由职业者

解决什么问题

大部分人的待办清单是"平等"的：写周报和给领导签字排在一起，查资料和做决策排在一起。于是你用最宝贵的上午精力回了三封例行邮件，真正重要的活拖到天黑。问题不在执行力，在于清单没分诊——哪些活必须你亲自做（担责、决策、见人），哪些AI打草稿你收尾，哪些AI可以直接做到七八十分先顶着。

怎么做（4步）

把你今天的待办清单原样列出来，有几条写几条，别分类别排序
发下面的Prompt，让AI按三档分诊：必须你做／AI打草稿你收尾／AI基本能代劳
按分诊结果重排你的一天：黄金时间留给"必须你做"，"AI代劳"的集中批量处理
下班前对照清单验收：AI代劳的活抽检一两件，质量不行明天就降档

直接复制这个Prompt

下面是我今天的待办清单。请帮我做一次"分诊"，把每件事归到三档之一：

【A档·必须我亲自做】涉及担责、签字、决策、面对面沟通、或需要我独有的信息和判断的事；
【B档·AI打草稿我收尾】AI能完成70%以上，我来把关、修改和定稿的事；
【C档·AI基本能代劳】格式化、重复性、低风险的事，AI直接做到可交付，我只抽检。

要求：
1. 每件事给出档位和一句理由，说不清理由的就放A档；
2. B档和C档的事，顺手告诉我该给AI下什么指令（一句话即可）；
3. 最后提醒我：今天黄金精力时间（对我来说是上午）应该留给哪几件。

我的待办清单：

预期结果

以前：清单从第一条顺着干，回邮件、查资料耗掉上午，重要方案拖到晚上九点。用这招：开工10分钟分诊，上午整块时间留给"A档"的方案，三封例行邮件让AI起草、你改称呼和数字就发出——一天结束，清单第一次见了底。

什么时候不要用

三件事别往外分：一是涉密和未公开信息，别往第三方AI里放；二是出了错要你签字担责的事，AI只能打下手，定稿必须你亲自过；三是分诊结果别当圣旨——它不了解你和同事的默契、领导的真实偏好，档位不合理就手动调，它是助手不是领导。